Dependerá del ordenamiento jurídico en el que nos encontremos. En Europa únicamente se acota el termino firma electrónica (simple, avanzada o cualificada), mientras que en algunas legislaciones latinoamericanas, si disertan ambos términos.

Una firma electrónica es una indicación de la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento o un conjunto de datos con los que se relaciona la firma. Al igual que la firma manuscrita en papel, una firma electrónica es un concepto legal que captura la intención del firmante de estar sujeto a los términos del documento firmado.

La firma electrónica cualificada es el tipo de firma que disfruta de mayores garantías legales y por lo cual, aquella más apropiada para la firma de cualquier contrato, documento o transacción que requiera dichas garantías. Solo puede realizarse con certificados digitales cualificados emitidos por un Prestador de Servicios de Confianza debidamente acreditado. Por este motivo, la firma electrónica cualificada es considerada por ley la equivalente de la firma manuscrita. Tiene un valor legal completo y garantiza la exigibilidad de un documento frente a terceros.

La firma electrónica avanzada puede realizarse con diferentes tecnologías, como por ejemplo firmas biométricas o certificados digitales. En particular el uso de certificados digitales cualificados es el mecanismo más seguro para este tipo de firmas, ya que garantiza directamente en el proceso la integridad del documento firmado.

La firma electrónica simple se realiza con los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar. Sin embargo, no existe ninguna evidencia de quién ha sido realmente el firmante.

Allí donde sea necesario una firma con todas las garantías legales y de seguridad de quien firma es realmente quien dice ser. Puedes utilizarla para firmar electrónicamente cualquier contrato, documento o transacción como contratos laborales y mercantiles, contratos bancarios, actualización de datos bancarios, pólizas de seguro.

Allí donde no sea necesario garantizar la equivalencia a la firma manuscrita, con todas las garantías legales y de seguridad de quien hizo la firma. Puedes utilizarla para firmar o sellar facturas electrónicas, documentos como el consentimiento informado, emails, etc.

Allí donde no sea necesario garantizar la exigibilidad de un documento frente a terceros. Puedes utilizarla para sellar autorizaciones internas dentro de una empresa, aprobaciones de presupuestos o de gastos.

Hay una notable diferencia de enfoque legal. La ley de los EEUU permite una definición amplia de las firmas electrónicas y no prescribe una tecnología específica. Por el contrario, el Reglamento eIDAS de la UE distingue entre tres tipos de enfoques de firma electrónica y preferiblemente la firma electrónica cualificada para la mayor parte de documentos. Además, existen pautas más recomendables para procesos gubernamentales específicos que requieren firma electrónica.

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